社会人や学生のみなさんが商談や学会等でプレゼンテーションを行う際、資料作成に欠かせない存在なのがPower Point (パワーポイント）です。
パワーポイントでは、スライド中に文字や図表を用いて聞き手に伝えたいことを柔軟に表現できる利点があります。
しかし、初めてパワーポイントの資料を作成する中でどのような内容を盛り込めば、聞き手に十分に理解してもらえるのか困惑される方もいると思います。
この記事では、聞き手に伝わりやすいパワポ資料作成方法について、大きく5つのポイントに分けてご紹介します。
「パワーポイントの資料の質を高めたい」という方は必見です。
1. 一スライドに言いたいことは一つ
「このページでまずこれを伝えて、次にこういうことを言って、この問題点は重要だからこれも盛り込む」といったように、伝えたいことを多く記載した資料を作成される方がいらっしゃいます。
伝えたいメッセージが多すぎると、聞き手は「そのスライドで何を一番伝えたいのか」が理解しづらくなり、十分に内容を伝えることができません。
複数の内容を1枚にまとめて表現したり、文章や表、グラフ、イラストなどをスライドに複数使用してしまうと情報量が多くなり、聞き手を混乱させてしまいます。
伝えたいことは、1スライドにできるだけ1つに絞って作成することによって簡潔にまとめることで、聞き手の関心を得られやすくなります。
「このページではこれを伝える」と事前に決めるなど、伝えたい要点は「１スライドあたり1つ」を心がけて作成すると良いでしょう。
2. 文字や画像は最小限に
聞き手は発表者の話を聞きながらスライドを見て理解しようとしますが、文字や画像が多いとそれに見入ってしまい、発表者の話が頭に入ってこなくなりがちです。
また、聞き手がスライドの文章を読み込んでしまい、まだ頭の中で読み終わっていないのに発表者の都合で次のスライドへ移動してしまうと、本質の理解も追いつきません。
聞き手の混乱を防ぐために、スライド内の文字や画像は最小限に抑え、バランスの良い配置を心がけましょう。
バランスの良い配置をするためには、「文章」を書かずに「箇条書き」を使用することや、体言止めを使用したり画像や表、グラフを適切に使用・配置するように心がけるとスライドに文字や画像をバランス良く取り入れやすくなります。
3. 色の役割を決める
聞き手はスライドを見たときに、そのスライドで一番知りたい内容に目を向けようとします。
しかし、スライドで使用する色があまりにもカラフルだった場合、聞き手はどこに注目したら良いかわからず、結果発表内容が頭に入ってこないことになりかねません。
スライド作成する上で使用する色には役割を決め、最大でも3～5色に抑えましょう。
例えば、スライドタイトルは青色を使って聞き手に注目を促し、本文は黒色で表現。強調したい言葉は赤色で表現することで、聞き手に一番伝えたいことを明確にすることができます。
役割を決めて使い分けることで、聞き手の理解に配慮することができます。また、同じ色同士でも、より強調したい部分は太字、それ以外は通常のフォントとして分けると、より効果的に聞き手に印象を与えることができます。
4. 文章を読みやすくする
聞き手の理解を深めるために、スライドの文章作成時はあらかじめ聞き手がどのような人たちなのかを想定し、TPOをわきまえて作成するようにしましょう。
TPOとは、Time（時間）、Place（場所）、Occasion（場面）のことを指します。時や場所、場面に合わせた行動・言動をふるまうことの意味で、これを意識することで聞き手にとって読みやすい文章になるでしょう。
例えば、プレゼンの内容に対して聞き手に素人が多い場合には、専門用語や業界用語、略称の多用をしていないか？話の前提を省略してしまっていないか？などが挙げられます。
また、スライドの前後の文章の内容で話の流れは切れていないか、展開に無理なくプレゼンすることができるか？などを意識するとよりよい文章、スライドの内容に仕上がります。
５. Zの法則、Fの法則
人の目線は、画面の左上から右上、左下、右下と「Z」の順で動くためプレゼンテーション資料も同様にZに流れるように記載するとわかりやすい資料になる法則が「Zの法則」です。
チラシや広告、ポスター、スーパーの商品、自動販売機などにも使われています。
また、Fの法則もZの法則同様に人の目線が左上から右に移動、左に戻り、一段下がり、右に移動をおこなうそれを繰り返すことから「F」の順に目線が移動することからも言われています。
Fの法則は、ホームページで見られる手法で左上のロゴ部分からヘッダーのタイトルに目がいき、見出し、メニュー、記事の内容と読み進めていきます。
レイアウトによって読み方は変わってきますが、目立たせたい記事や注目させたいタイトルは左上に配置する形がおすすめです。
Zの法則やFの法則は、パワーポイントのプレゼンテーションに有効活用することができます。ぜひ、この機会に活用してみてください。
まとめ
今回は、初めてのパワーポイントの資料作成でもわかりやすく表現できる方法について紹介してきました。初めての商談や学会発表に臨む上で、いきなりプレゼン資料を作ろうとすると、どこから手をつけて良いのかわからなくなりがちです。
しかし、伝えるべき内容を厳選せずにスライド1枚に盛り込んでしまうと、聞き手が最も伝えたい要点を理解することが難しくなります。また、ご自身が発表中に「今何について話しているのか、何を一番伝えたいのか」と混乱してしまいかねません。
そこで、今回ご紹介した5つのポイントを意識しながら資料作成をすることで、必要最低限かつ聞き手に伝わりやすい資料に仕上がります。聞き手がどのような人たちなのかを事前に確認し、聞き手に応じて用語の専門性を調整したうえで資料を用意する配慮も大切です。
聞き手に伝わりやすい内容にするだけでなく、発表するご自身にとっても、無理なくわかりやすいパワーポイントの資料作成ができるよう取り組んでみてください。