コンサルにおける業務フロー図の書き方【初心者必見】

業務の一覧が図などで可視化されることによって、仕事の効率化を図ることが可能なのが業務フロー図です。多くの業種で業務フロー図は重要な存在になっています。

業務をする上で重要な業務フロー図ですが、一から学ぶ人は少ないと思います。そのため。どのように書けばよいのか疑問に思う方も多いのではないでしょうか。

本記事では、「誰でも書ける業務フロー図の書き方」について紹介します。

業務フロー図を効率的に作成できるようになることで工数にも余裕が生じるため、是非最後まで読んでみてください。

業務フロー図を使う目的とは

業務フロー図を使う目的は「業務の可視化」です。一連の流れを、効率的に進行していくために客観的な視点から図に表したものが業務フロー図になります。

主観的な考え方などを省いてシンプルに構造化することによって、誰が見ても分かりやすく理解しやすい図にすることです。

業務フロー図を使う目的について紹介しましたが、どのような違いがあるのかにも詳しく解説していきます。業務フローには、以下の6つの種類があります。

・データフロー図（DFD）
・日本工業規格（JIS）
・NOMA方式フローチャート
・BPMN形式
・産能大式
・業務フローチャート

情報システムを通過するデータの流れをグラフで表した図です。データを処理するプロセスをバブルで示すため別名バブルチャートとも呼ばれています。

使用用途・目的としては、構造化システム分析・設計などです。特徴は、対象業務の範囲を点線の楕円で示し、その業務が外部の組織・人・物・システムとがどうやって繋がっているかを明確にしているものです。

情報の表し方は、日本工業規格で定められているものがあります。業務フロー図としては、処理や判断（分岐）、定義済み処理の記号を使用する場合がほとんどです。

図形の使い方には、一定の法則がないので業務フロー図が図形で示されていないことがあります。

工場の工程分析表をもとに簡潔にまとめた作図方式で、NOMA方式フローチャートという名称です。使用用途や目的としては、マニュアルや事務、業務改善などです。

記号が少なく覚えるのに時間を要さないのが特徴ですが、記号が少ないため文章で説明を入れる必要があります。

BPMN形式は、仕事の始め方や役割分担、クライアントへの対応などを書きます。

国際基準のISO19510で定められており、モデリングには3つの種類があります。BPMN形式は、目的別で使い分けをします。

一番起用されている業務フローの方法です。記号やルールは複雑ですが、記号だけで作成することができます。

使用用途や作成目的としては、マニュアルや事務、システム分析、業務改善等の幅広い目的で使用されています。

業務フローチャートには、定められた共通ルールがなく使用する図形は四角のみで構成されています。

これらの図形を接続線で結ぶだけでフローチャートを作成することが可能です。システム図形や判断図形、接続図形などの複数の種類を用いて作り上げていきます。

一般的な業務フローを以下に紹介します。

■業務フロー
申請→承認→決済→確認→終了

業務の一連の流れを、記号や四角や三角などの図形の中に文字を入れたりするものもあります。

業務フローは案件によって適した図が異なるため、用途に合った業務フローを選んで有効に活用することがおすすめです。

業務フロー図を書くときは、「どういった業務の目的で作るのか」「誰が使うのか」が重要になります。また、業務フロー図を書く際には以下の５つに注意して書きます。

・業務フロー図の定義を設定
・業務に必要な部門を設定
・業務に必要な処理を分かりやすい言葉でまとめる
・処理を線でつなぐ
・詳細が必要な部分を増やす

良い業務フロー図を書くには具体的にはどのような手順を書くのが良いのでしょうか。業務フロー図が必要と考えるに至った経緯には、作業の効率化を測るためや業務を説明するよりも図で示せば関係者全員にわかりやすく共有して作業が出来るという利点があるからです。

良い業務フロー図を書くためには全員が見ただけで理解できるということが重要になります。業務フローを書くときは、以下の3つのポイントに気を付けることで良い業務フロー図を書くことができます。

業務フロー図をしっかり作成しようとするあまり、余計なことまで記してしまうということが意外と起こります。可能な限り端的にまとめて、必要があれば言葉でフォローします。

1部門ごとで作業が完全に分かれている場合にはこういったことは不要ですが、部門間での処理や顧客とのやりとりが発生する場合は、部門別にエリアを区切ることでシンプルかつ分かりやすい図が必要です。

A4用紙に収まるくらいの業務フロー図が良いですが内容が詰まりすぎたりしないように注意が必要です。10工程前後で業務フロー図として描くのが理想的です。

今回は、業務フロー図の書き方や目的について紹介してきました。業務の効率化を図るために業務フロー図を取り入れている企業は多いと思います。

業務フローの書き方を知るだけでも仕事を効率的に進めることができます。業務フロー図の書き方を理解して仕事に活かしてみましょう。