社内プレゼンは進捗共有や今後の方針を話し合う場であり、仕事のなかでもかなり大切なものになります。そして、社内プレゼンを成功させるためには発表前から後までしっかりとした準備が必要です。
そこで、今回は社内プレゼンで成功させる話し方について事前準備から質疑応答まで徹底的に解説いたします。今後、社内プレゼンをおこなう予定のある方は、ぜひご確認ください。
社内プレゼンを成功させる話し方【事前準備編】
良い社内プレゼンには徹底的な事前準備が必要であり、成功の可否は準備にかかっていると言っても過言ではありません。
では、どのような事前準備をおこなうとプレゼンが成功するのでしょうか。ここで必要な事前準備を確認し、プレゼン前におこなうようにしておきましょう。
準備①プレゼンの目的と基本構成をしっかり抑える
まず、社内プレゼンをする前にはプレゼンをおこなう目的や、伝えなければならない必要事項を確認することが必要です。
そのため、社内プレゼンをおこなう際には目的と基本構成をしっかりと意識しておきましょう。
また、頭の中で意識するだけでなく紙に目的・基本構成を書き出すと、情報が整理され効果的な流れや資料作成を把握することができます。
社内プレゼンの目的や内容を頭の中で想像するだけでなく、必ず目に見える形で確認をしておきましょう。
準備②一番伝えたい主張を明確にする
準備①でプレゼンのおおまかな内容を確認したあと、そのなかで最も伝えたいことを抽出します。社内プレゼンは何らかの目的でおこなわれるものであり、その目的が果たせなければ意味がありません。
一番伝えたい主張を明確にするとプレゼンの内容や流れも自然と定まってきます。
伝えたい主張がずれてしまうと社内プレゼンを成功させることができないため、自分だけでなく上司などにも確認を取りながら進めましょう。
準備③聞き手の特徴を理解する
ここまでの準備で社内プレゼンの目的が明確にできたかと思います。その後は聞き手の性格や特徴を理解することが必要です。
たとえば、Webに詳しくない方にCV（注文数など）といった専門用語を用いてうまく伝わりません。
そして、社内プレゼンでは資料作成や話し方がとても上手でも伝わなければ勿体ないですよね。
聞き手がどのような方であるのかをしっかりと理解し、どのような表現で伝えれば良いのかを考えていきましょう。
準備④想定可能な質問をあらかじめ用意しておく
質疑応答は聞き手の疑問点を解消するために必要不可欠なものです。そして、資料を作成していくと「ここが伝わりにくいなぁ」といった部分が出てくるかと思います。
そこは確実に質問されることを前提として、必ずベストな回答を用意しておきましょう。
また、自分だけでは想定できない質問も出てくるかと思います。そのような質問にも答えられるようにしておくため、聞き手の特徴と近しい方に事前発表をすることもおすすめです。
社内プレゼンを成功させる話し方【実践編】
ここまで事前準備について解説しました。社内プレゼンではこれにくわえ、実際にプレゼン時にもいくつかのポイントがあります。
ここで社内プレゼンにおける話し方のポイントを確認し、社内プレゼンを成功させられるようにしていきましょう。
話し方①結論ファースト
結論ファーストはまずは結論を述べ、その後に理由を述べる話し方になります。たとえば、以下の2つの話し方があった際、どちらのほうがわかりやすいでしょうか。
「現状、〇〇や〇〇といったことから、Aの戦略を取るべきだと思っています。」
「私はAの戦略を取るべきだと思います。理由は2つあり、〇〇と〇〇からです。」
2つ目の文章が結論ファーストになります。結論ファーストでは自分の意見を明確に伝えることができるため、聞き手が理解をしやすいです。
結論ファーストは練習しないと自然にできるようになりません。そのため、日々の会話から結論、理由、事例、といった順番で話すように意識しましょう。
話し方②主張の根拠となるデータや数字を活用する
社内プレゼンで「～だと思います。」と発表をしても、それは君の意見ではないのかを思われる可能性が高いです。
そのため、社内プレゼンでは各項目で主張の根拠となるデータや数字を活用し、説得力を持たせなければなりません。
ただし、データや数字を活用しすぎても逆にわかりにくいプレゼンになってしまう可能性もあります。
そのため、データや数字を入れる場所は伝えたい主張の部分やわかりにくい部分に導入することがおすすめです。
話し方③具体的な事例や体験談を導入する
話し方②でプレゼンに説得力を持たせることができるのでした。しかし、これだけでは淡々としたプレゼンになり、説得力がまだ足らないかもしれません。
そこで、さらなる工夫として具体的な事例や体験談を導入することをおすすめいたします。
ただ数字で説明をしても自分事のように感じることは難しいですが、具体例や体験談で印象をしっかりと残すことが可能になるのです。
ただし、データや数値と同様、導入する箇所については細心の注意を払っておきましょう。
話し方④焦らずゆっくりと話す
プレゼンは内容だけでなく、自身の話し方もとても重要です。もし、早口でしゃべりすぎると聞き手は理解が追いつきません。
そのため、社内プレゼンを成功させるためには焦らずにゆっくりと話すことが必要です。
しかし、焦らずに話そうとしても緊張していると自然と早口になってしまいますよね。そのため、自然とゆっくり話すことができるよう何回も練習しておくことがおすすめです。
練習回数についてはさまざまな意見がありますが、成功させるためには最低でも10回は発表練習をおこないましょう。
話し方⑤熱意をアピールする
良い印象を受けるプレゼンは論理的な部分だけでなく、熱意も入っていることが多いです。
そのため、この社内プレゼンはなぜおこなうのか、どういったことを伝えたいのか、を真剣に伝えることが必要になります。
とくに、事前準備で明確にした最も伝えたいことは熱意を持って伝えていくべきです。
熱意の伝え方にはさまざまなものがありますが、自分がなぜ大切と思うのかの理由を伝えると熱意が伝わりやすいです。
社内プレゼンは質疑応答も大切
質疑応答は聞き手の疑問点を解消することができる大切な時間です。この質疑応答が曖昧であると聞き手からはよくわからないプレゼンだったという印象を受けます。
ここで、質疑応答におけるコツを確認し、プレゼンを最後まで成功させられるようにしておきましょう。
事前準備の時点で用意した内容の要点を押さえておく
事前準備を進めていくとプレゼン内容の要点が明確になるかと思います。そして、その内容はしっかりと押さえておくことがおすすめです。
というのも、社内プレゼンでの質疑応答は「〇〇の部分について質問があります」と聞かれることが多いです。
その際、自分自身がプレゼンの要点を押さえていないと提示すべき資料や伝えるべき内容を見つけることができません。
自分自身のプレゼンの要点は事前準備の時点で必ずご確認ください。
聞かれたことに対してのみ端的に答える
質疑応答に対して長々と答えてしまうと、結局何を言いたいのか分からなくなってしまいます。
そうするとプレゼン全体の印象も悪くなってしまい、成功から離れてしまうのです。
そのため、聞かれたことに対してはその問に対する答えを直接的に答えましょう。
しかし、補足情報などを多く入れたいこともあるかと思います。その際、補足したい気持ちをぐっと抑え、さらに追加で質問されたときに答えるといった心持ちでいることがおすすめです。
その場での回答が困難な場合は、次回の宿題とする
質疑応答をしていくと、現段階では答えることができない質問も出てきます。そういった際に無理やり答えてしまうとプレゼンの印象が悪くなるだけでなく、伝えたいこともぶれてしまう可能性が高いです。
そのため、現段階でわからない場合は、正直に現段階ではわからない旨を伝えましょう。
また、ただ単にわからないと伝えるだけでなく、「次回、後ほど調べてきます」と伝えることがおすすめです。
まとめ
今回は社内プレゼンを成功させる話し方について解説いたしました。社内プレゼンを成功させるためには、事前準備、話し方、質疑応答それぞれでポイントを押さえておくことが必要です。
今回ご紹介したポイントを押さえ、次回からの社内プレゼンを成功させていきましょう。