今回はマルチタスクを効率化させる秘訣についてです。
・裁量が大きいポジション
・複数の案件を同時に抱えるビジネスマン
・仕事上1人あたりの業務量が多い
マルチタスクは複数の作業を同時並行、もしくは短期で切り替えながら業務をこなすスタイルになります。
マルチタスクをしっかり回せるようになることで、
・仕事に対する集中力が高まり、毎日を充実させることができる
・仕事の処理能力が向上し、レベルアップできる
・余計な思考が減り、仕事中の視野を広げることができる
・チームメンバーのフォローに回ることもできる
仕事の質を高めることで、やりがいや楽しさを感じることができるようになるでしょう。
一方で、
・頭が混乱し、仕事に手が付けられなくなる
・取り組むべき作業が捗らず、ストレスだけが溜まる
・チームメンバーにも迷惑をかけて、委縮してしまう
上記のように、マルチタスクをうまく処理することができなければ作業量・ストレスが溜まり悪循環へと陥ってしまいます。
そうならないために、今回お伝えするマルチタスクの秘訣を必ず抑えて仕事の効率を2倍以上に高めましょう。
優先順位を明確化することでマルチタスクの効率は2倍以上になる
ズバリ、マルチタスクを効率化させる秘訣は「優先順位を明確化する」ことです。
優先順位さえ明確になれば、第一に「今、何をするべきかわからない」「やることが多くて目の前の作業が進まない」といった手が止まる無駄な時間をカットできます。
・優先順位が曖昧になっている
・作業Aを処理しながら作業Bに意識が向いている
こうした状態は、マルチタスクの効率を低下させます。
同時並行と言えども作業は1つずつ向き合う
「マルチタスク＝複数の仕事を同時並行で進める」というイメージはありますが、あくまでも1つの作業は1つずつ処理することが大切です。
例えば、その日のお昼までに完了させるべきタスクが3つある場合、
最初の30分はタスクA、次にタスクBを2時間、タスクCを30分、、、と、時間を決めたうえでその期間は1つのタスクに集中しましょう。
特定の時間までに完了させる必要がある場合や緊急対応等においても、10分、5分単位で「決めた時間内は1つの作業と向き合う」ように意識してみてください。
設定した時間内は、他のタスクは忘れる
優先順位と時間配分を決定後は、時間を意識して1つのタスクにフルコミットします。
タスクAと30分向き合っている間は、他のタスクB、タスクCの存在は忘れてしまいましょう。
人間は基本的に1つの物事にしか集中力を発揮させることができません。
そのため、タスクAを処理中にタスクBにも手を出そうとすると手が止まり頭も混乱し、タスクAとB、どちらも良い結果は得られない可能性が高いです。
緊急時に備えて時間的な余裕を確保しておく
タスクを整理し、時間配分を決定しても、仕事では急なトラブル等、予定していない作業が突然発生することもあります。
稼働時間8時間に対し、8時間全てを現状のタスクに割り当てた状態で緊急のタスクが発生するとスケジュールに支障が出てしまうでしょう。
そのため、緊急のタスクや予定変更にも柔軟に対応できるように一定の時間的な余裕は必ず残したうえで時間配分を決定するようにしてください。
【マルチタスク効率化の前提】緊急対応・予定変更は必ず起きる
優先順位と時間配分を明確化させる際に、前提条件として「緊急対応・予定変更は必ず起きる」ことを念頭に置いておきましょう。
もちろん何も発生せず、当初の予定通りに進めることができる場合もあります。
ただし、優先順位と時間配分への固執が過ぎると、予定変更に対して上手く対応できず、あらゆるスケジュールが崩れてしまうため注意が必要です。
優先順位を明確にしつつも、全体像は常に把握しておく
マルチタスクを効率良く処理できるようになることで、仕事の質はグッと高まります。
・優先順位を明確にする
・1つの作業に着手中は他のタスクを忘れる
・緊急時にも対応できるように余裕を持つ
優先順位に基づき、1つずつ向き合ってタスクを処理しましょう。
その中でも全体像は常に把握しておき、緊急時にも素早く対応できる余力も残しておくことが大切です。
マルチタスクに悪戦苦闘している場合は、さっそく現在抱えているタスクを全て洗い出し、優先順位をチェックするところから始めてみましょう。